Excelのちょっとした小技集!

Excelのちょっとした小技集!
 複数のファイルを選択するキーボードで色々な作業をするパソコン画面をそのままコピーする

≪Excel編≫
 2つのセルの内容をくっつけるエクセルが起動しなくなった場合セル内部で改行したい場合セル内部の改行を検索する文字を半角⇔全角に変換したい場合小数点以下を切り捨てたい場合



@複数のファイルを選択する。

 同じフォルダにある複数のファイルをコピーしたい時など、複数のファイルを選択する方法をご紹介します。例として、下図のように「仕事」フォルダの中にAからDまでの4つのファイルがあるとします。

 4つ全てを選択するには、以下のようなやり方があります。
  1.「編集」→「すべて選択」をクリックする
  2.「A.txt」をクリックし、「Shift」を押しながら「D.xls」をクリックする。
   ※シングルクリックでファイルが開くように設定をしている場合は、マウスを数秒重ねるだけでOKです。

 この4つのファイルの内、例えば「C.xls」を除きたい場合は「Ctrl」を押しながら「C.xls」をクリックします。同様にファイルを追加したい場合も「Ctrl」を押しながら、そのファイルをクリックします。

 この方法は、フォルダや、Excel等の表計算ソフトのセルを複数選択する場合についても応用できます。




Aキーボードで色々な作業をする。

 コピーや貼り付けなど、日常的によく使う作業をもっと素早くする方法をご紹介します。
 やり方は以下の表の通りです。他にもありますが、よく使いそうなものだけ載せています。メニューバーの「ファイル」や「編集」等をクリックすると、「コピー  Ctrl+C」のように右側に書いてあります。
 これを知っておけば、仕事がスピードアップできます。

作業 キーボード 作業 キーボード
新規作成 「Ctrl」+「N」 切り取り 「Ctrl」+「X」
開く 「Ctrl」+「O」 コピー 「Ctrl」+「C」
上書き保存 「Ctrl」+「S」 貼り付け 「Ctrl」+「V」
印刷 「Ctrl」+「P」 元に戻す 「Ctrl」+「Z」
検索 「Ctrl」+「F」 すべて選択 「Ctrl」+「A」
置換 「Ctrl」+「G」 ウインドウを
閉じる
「Alt」+「F4」
表全体を選択 「Ctrl」+「Shift」+「*」 表の端に移動 「Ctrl」+矢印
≪エクセル編≫ ≪ワード編≫
書式設定 「Ctrl」+「1」 書式の
コピー
「Ctrl」+
「Shift」+「C」




Bパソコン画面をそのままコピーする。

 人に質問する時などに自分の画面を見せることができれば、お互いによく状況を把握することができます。
 まず、キーボードの「Print Screen」を押します。(キーボードによっては「Prt Sc」など表示が異なる場合があります)
 これで画面がコピーされた状態です。次に「ペイント」(「スタート」→「プログラム」→「アクセサリ」にあります)などを起動し、「編集」→「貼り付け」して保存します。

 画面全体でなく、開いているウインドウだけコピーしたい場合は「Alt」+「Print Screen」(または「Prt Sc」など)です。




≪Excel編≫
C2つのセルの内容をくっつける。

 例えば、左下の表のように名字と名前が別々の列になっており、それをくっつけたい場合、右下の表のようにくっつけたいセルに「=A2&B2」と「&」をはさんで半角で入力します。スペースをはさみたい場合は、「=A2&" "&B2」と「" "」を間にはさめばOKです。

 




Dエクセルが起動しなくなった場合

 ごくまれに、エクセルを起動しようとしても途中で止まってしまったり、パソコンがフリーズしてしまったりすることがあります。そんな時は、再インストールをする前にこの方法を試してみましょう!
 「スタート」→「検索」→「ファイルやフォルダ」で「ファイル名のすべてまたは一部」の欄に「.xlb」と半角で入力し検索します。そして結果表示されたファイル「Excel.xlb」等をゴミ箱に入れましょう。その後、エクセルが正常に起動する可能性があります。
 WinXPの方で検索しても見つからなかった場合、「C:\Documents and Settings\(パソコンのユーザ名)\Application Data\Microsoft\Excel」の中にあります。




Eセル内部で改行したい!

 例えば「○○会社 営業部 日南太郎」を右のように配置したいとします。
しかし、下図1のようにスペースを入れて配置しようとすると、列の幅が変えた場合、
再度スペースによる調整が必要になります。また、行頭が揃ってしまいます。

 そこで、下図2のように改行したい部分で、「Alt」を押しながら「Enter」をクリックすると
その部分で改行することができ、行頭も自由に変えることができます。
 
図1
図2




Fセル内部の改行を削除する!

 Eでの改行を削除したい場合、「編集」→「置換」をクリックし、「検索する文字列」の欄に「Ctrl」を押しながら「J」キーを押します。欄には何も表示されませんが、その状態で「すべて置換」をクリックすると、全てのセルの改行が削除されます。




G文字を半角⇔全角に変換したい!

 セル内部の文字を半角→全角や、全角→半角と変換したい場合の便利な関数を紹介します。

 ◎半角の英数カナ文字を
  半角→全角にする場合 ⇒ JIS(文字列)
                    (右下図参照)

  全角→半角にする場合 ⇒ ASC(文字列)
                    (左下図参照)
 




H小数点以下を四捨五入、切り上げ、切り捨てしたい!

 数字を小数点以下を四捨五入したり、10の桁以下を切り捨てたりする場合に使用する関数をご紹介します。
右の写真の通り、

◎数値を指定した桁数で

 四捨五入する場合
  ⇒ ROUND(数値、桁数)

 切り上げる場合
  ⇒ ROUNDUP(数値、桁数)

 切り捨てる場合
  ⇒ ROUNDDOWN(数値、桁数)

まず、四捨五入する場合、以下のようにB3のセルに「=ROUND(A3,0)」と入力します。


同様に、切り上げる場合、以下のようにC3のセルに「=ROUNDUP(A3,0)」と入力します。


切り捨てる場合、以下のようにC3のセルに「=ROUNDDOWN(A3,0)」と入力します。


対象となる桁数は「桁数」の欄に数字で入力します。
0」の位の場合は今回のように「0」を、
10」の位の場合は、「-1」を、
100」の位の場合は、「-2」を入力します。
また、
小数点以下第1位」の場合は「1」を、
小数点以下第2位」の場合は「2」を入力します。
それ以上は桁数に応じて数字を変えていきます。



 

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