Wordの「差し込み印刷」機能を使う!

Wordの「差し込み印刷」機能を使う!


 Excelで作った名簿を活用し、氏名当をWordの文書に差し込んで使うととても便利です。

(Word2000より新しいバージョンの場合)

  こちらをご覧下さい。


(Word2000以前の場合)
 例として、検定試験の受験者名簿を作り、試験後に発送する成績通知文書を作ります。

 @まず元となる名簿をExcelで作成し、任意の場所に保存します。
受験者名簿.xls
 ※この時、「受験番号」等の項目は必ず1列目に入力することと、入力しているシート(つまり「Sheet1」)が一番左にあることに注意しなければいけません。

 A次にWordで差し込み先となる文書を開いて(または新規作成して)、
成績通知.doc

  「ツール」→「差込印刷ヘルパー」で、
「ツール」→「差し込み印刷ヘルパー」

 B「1 メイン文書」の「作成」で「定型書簡」を選び、
「定型書簡」を選ぶ

 C「作業中のウインドウ」を選ぶ。
「作業中のウィンドウ

 D「2 データファイルの指定」で「データファイルを開く」にして、
「データファイルを開く」をクリック

 E点線の部分で「Excelワークシート」を先に選んでから、@で作った「受験者名簿.xls」を選びます。
「受験者名簿.xls」を選ぶ

 F「ワークシート全体」を選んで「OK」をクリックします。
ワークシート全体

 G「メイン文書の編集」を押して、
メイン文書の編集

 Hまず、赤丸の部分に「氏名」を差し込みます。
差し込む場所を指定

  「様」の1文字前の部分をクリックし、下図のように赤丸の「差し込みフィールドの挿入」から「氏名」の項目を選びます。
「差し込みフィールドの挿入」

「氏名」を選ぶ
 
下図のように「氏名」の項目が様の前に差し込まれました。
(スペース等で位置を調整しましょう)
「氏名」が差し込まれた
 
 I同様に「受験番号」、「問1」、「問2」等の項目を差し込みたい部分をクリックした後にそれぞれ選んで、配置します。
フィールドを挿入

 J配置が終わったら、「差し込み」ボタンボタンをクリックして、実際の表示を確認します。
差し込んだ結果

 K印刷をするために、もう一度「ツール」の「差し込み印刷ヘルパー」を選んで、「3 差し込み」を押します。
差し込み印刷ヘルパー画面

 L下のようなウィンドウが出るので、まず、「差し込み先」を「プリンタ」にします。
  そして、「最初のレコード」と「最後のレコード」のところに「1」と入力して、まず最初の1人分だけ印刷してみます。
印刷のための設定

 M次に、プリンタの設定画面になり、一応、「プロパティ」で用紙を確認し、OKを押します。
印刷画面
 ※文書が複数ページあり、全部のページが必要ないときは、「ぺージ指定」をしてから、OKを押します。

 N印刷してみて大丈夫だったら、Lに戻って「最初のレコード」に「2」と入力し、「最後のレコード」に人数分の数字を入力して、残りの分を差し込み印刷します。

 ※印刷ではなく、データを差し込んだ状態の新規文書にすることもできます。
 その場合は、Lで「差し込み先」を「新規文書」を選びます。


 

★ショッピングカート紹介★


■「おちゃのこネット」
初期設定費用、売上手数料一切なしで、小規模事業者には嬉しいローコスト。会員・ポイント・ニュースレターなど高機能。facebookとの連携も可能!
おちゃのこネット登録

〜無料版〜

■「FC2ショッピングカート」
無料で使える高機能レンタルショッピングカート。


⇒もっと詳しく



facebook活用リンク集

 

Twitterやってます!

Twitter活用リンク集

このブログについて

日南商工会議所
地方からネット販売に挑戦する経営者を応援するためのブログです。
日南商工会議所運営。
日南商工会議所は、日南市内の商工業の総合的な改善発達を図るとともに、社会一般の福祉の増進にも貢献することを目的としています。

スマホ対応!!!

携帯・スマホでもご覧頂けます!
↑携帯・スマホでもご覧頂けます!