Wordの「差し込み印刷」機能を使う!

Wordの「差し込み印刷」機能を使う!


 Excelで作った名簿を活用し、氏名当をWordの文書に差し込んで使うととても便利です。

(Word2000以前の場合)

  こちらをご覧下さい。


(Word2000より新しいバージョンの場合)
 例として、検定試験の受験者名簿を作り、試験後に発送する成績通知文書を作ります。

 @まず元となる名簿をExcelで作成し、任意の場所に保存します。
受験者名簿.xls
 ※この時、「受験番号」等の項目は必ず1列目に入力することに注意しなければいけません。Word2000以前の場合と違い、入力しているシート(つまり「Sheet1」)は必ずしも一番左にある必要はありません。

 A次にWordで差し込み先となる文書を開いて(または新規作成して)、
成績通知.doc

  「ツール」→「はがきと差し込み印刷」→「差込印刷ウィザード」で、
「ツール」→「はがきと差し込み印刷」→「差込印刷ウィザード」

 B「文書の種類を選択」で「レター」を選び「次へ:ひな形の選択」をクリック(左下)、
  「ひな形の選択」で「現在の文書を使用」を選び、「宛先の選択」をクリック(右下)。
「レター」を選択   「現在の文書を使用」を選ぶ

 C「宛先の選択」で「既存のリストを使用」を選び、「参照」をクリック。
「既存のリストを使用」を選び、「参照」をクリック

 D「データファイルの選択」が開くので、「ファイルの種類」を「Exelファイル」にし、@で作った「受験者名簿.xls」を選びます。
受験者名簿.xlsを選ぶ

 E「表の選択」が表示されるので、「Sheet1$」を選んだ状態で「OK」をクリック。
「Sheet1$」を選ぶ

 F「差込印刷の宛先」が表示されるので、変更がなければ「OK」をクリックします。
差し込みデータの表示

 Gまず、赤丸の部分に「氏名」を差し込みます。
「氏名」を差し込む

  「様」の1文字前の部分をクリックし、左下図の赤丸の「差し込みフィールドの挿入」をクリックし、
  「氏 名」の項目を選んで、「挿入」をクリック。(右下図)
「差し込みフィールドの挿入」をクリック  「氏 名」を選んで「挿入」
 
下図のように、「氏名」の項目が様の前に差し込まれました。
(スペース等で位置を調整しましょう)
「氏名」が挿入された
 
 H同様に「受験番号」、「問1」、「問2」等の項目を差し込みたい部分をクリックした後にそれぞれ選んで、配置します。
他の項目も挿入

 I配置が終わったら、先程の画面で「次へ:レターのプレビュー表示」をクリックして、実際の表示を確認します。
全ての項目が挿入された

 J「レターのプレビュー表示」で確認し、変更がなければ、「次へ:差し込み印刷の完了」をクリック。(左下)
  次に、「印刷」をクリック。(右下)
  ※「各レターの編集」をクリックすると、データを差し込んだ状態の新規文書にできます。
レターのプレビュー表示  「印刷」か「新規文書」か選ぶ

 K「現在のレコード」をクリックし、まず最初の1人分だけ印刷してみます。
差し込むデータ

 L次に、プリンタの設定画面になり、一応、「プロパティ」で用紙を確認し、OKを押します。
印刷設定
 ※文書が複数ページあり、全部のページが必要ないときは、「ぺージ指定」をしてから、OKを押します。

 M印刷してみて大丈夫だったら、Kに戻って「最初のレコード」に「2」と入力し、「最後のレコード」に人数分の数字を入力して、残りの分を差し込み印刷します。


  ↓こちらも詳しいのでどうぞ。
  「差込印刷に挑戦!」をご覧下さい。 (Word2002マスター講座参照)

 

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